Descrição de cargo: como fazer, o que incluir e como usar a CBO

Em muitas empresas, a descrição de cargo foi escrita uma vez, para cumprir uma exigência, e nunca mais foi aberta. Termina sempre do mesmo jeito: "e outras atividades correlatas". Ninguém a consulta para contratar, para promover ou para definir salário. Ela existe, mas não serve para nada.

É um desperdício, porque a descrição de cargo é o documento em que várias decisões de remuneração se apoiam. Uma descrição bem feita define o que é o trabalho. Uma descrição genérica deixa essa definição para a percepção de cada gestor.

Para que serve a descrição de cargo

A descrição não é um fim em si. Ela vale pelo que permite decidir:

• Comparar com o mercado. Na pesquisa salarial, o cargo é comparado pelo conteúdo, e não pelo título. Sem descrição, o matching compara nomes.
• Avaliar o cargo. A avaliação de cargos mede escopo, complexidade e responsabilidade, e essas informações estão na descrição.
• Contratar. O anúncio da vaga, o perfil e a entrevista partem do que o cargo exige.
• Promover. Para saber se alguém está pronto para o nível acima, é preciso saber o que muda de um nível para o outro.
• Reduzir risco trabalhista. Em discussões de desvio de função e de equiparação salarial, o que se compara são as atividades. A descrição atualizada mostra onde uma função termina e a outra começa.
• Dar clareza às pessoas. Quem sabe o que se espera dela sabe também como será avaliada.

O que uma descrição de cargo precisa ter

Campo	Pergunta que responde	Erro comum
Identificação	Que cargo é este? Título, família, nível, área, a quem reporta e CBO	Título que não corresponde à atividade
Propósito	Por que este cargo existe?	Repetir o nome do cargo em forma de frase
Responsabilidades principais	O que a pessoa entrega, de forma recorrente?	Listar 25 tarefas no mesmo nível de importância
Escopo e autonomia	O que decide sozinho, o que propõe, o que executa? Tem equipe? Responde por orçamento?	Omitir o campo, que é justamente o que diferencia os níveis
Requisitos	Formação, experiência e conhecimentos necessários para o cargo, e não para a pessoa atual	Copiar o currículo de quem está na cadeira
Relacionamentos	Com quem interage, dentro e fora da empresa?	Deixar de fora o contato com clientes ou com a diretoria
Condições de trabalho	Viagens, turnos, exposição a agentes que geram adicionais legais	Descobrir a insalubridade só na reclamação

Sete campos, uma ou duas páginas. Descrição que ninguém consegue ler até o fim não será lida.

Como escrever as responsabilidades

A parte mais importante da descrição é também a que mais sai genérica. Uma regra simples ajuda: cada responsabilidade tem verbo de ação + objeto + finalidade.

Genérico	Específico
Auxiliar nas rotinas financeiras	Conciliar as contas bancárias diariamente, para garantir que o saldo do sistema corresponda ao extrato
Responsável pelos indicadores	Consolidar os indicadores mensais de vendas por região e apresentá-los à gerência comercial até o 5º dia útil
Cuidar da equipe	Distribuir as demandas da equipe de quatro técnicos e acompanhar os prazos de atendimento

Outras orientações:

• Entre cinco e oito responsabilidades, em ordem de importância. O que acontece uma vez por ano não precisa estar lá.
• Verbos que indiquem o nível. "Executar" e "apoiar" descrevem um trabalho diferente de "definir" e "aprovar". O verbo é a forma mais rápida de mostrar autonomia.
• Nada de "outras atividades correlatas". Se uma atividade é relevante, ela entra. Se não é, a frase não protege ninguém: ela só torna a descrição inútil para separar um cargo do outro.
• O trabalho, e não a pessoa. A descrição vale para qualquer ocupante. Habilidades individuais de quem está hoje no cargo não fazem parte dela.

Como diferenciar os níveis na descrição

Quando um cargo tem níveis (júnior, pleno e sênior, por exemplo), as descrições precisam mostrar o que muda de um para o outro. Copiar a mesma lista e trocar a experiência exigida não diferencia nada. As diferenças reais costumam estar em três dimensões:

• Autonomia: executa com orientação, executa sozinho ou define como será feito.
• Complexidade: resolve casos padronizados, casos variados ou casos sem precedente.
• Alcance: o impacto fica na própria entrega, na equipe ou na área.

Se não for possível escrever uma diferença concreta entre dois níveis, talvez eles não devam existir. Discutimos esse ponto em trilha de carreira.

Descrição de cargo e CBO

A CBO (Classificação Brasileira de Ocupações) é a classificação oficial de ocupações do Ministério do Trabalho e Emprego. Cada ocupação tem um código de seis dígitos, organizado do mais geral para o mais específico: os quatro primeiros identificam a família ocupacional e os dois últimos, a ocupação.

O código CBO é informado no registro do empregado e acompanha o vínculo nos sistemas oficiais, como o eSocial. Também é a base das estatísticas públicas de emprego e dos relatórios de transparência salarial, em que as comparações são feitas por grupos de ocupação.

Três cuidados práticos:

1. Escolha o código pela atividade real, e não pelo título interno. A busca é feita no site oficial da CBO, por título ou por código, e cada família traz a descrição sumária das atividades.
2. A CBO não substitui a descrição de cargo. Ela agrupa ocupações de forma ampla. A família 2524 (profissionais de recursos humanos), por exemplo, usa o mesmo código, 2524-05, para títulos como analista de recursos humanos e analista de cargos e salários. Seu plano provavelmente distingue esses cargos e seus níveis, e a CBO não.
3. Mantenha coerência. Cargos iguais com códigos diferentes, ou cargos muito diferentes no mesmo código sem motivo, geram ruído nas informações oficiais e nas comparações que o governo publica.

Quem escreve e como manter atualizada

A descrição não deve ser escrita só pelo RH, nem só pelo gestor. O processo que funciona tem quatro papéis:

1. O gestor escreve ou revisa a primeira versão, porque é quem conhece o trabalho e o que espera dele.
2. O ocupante confirma se a descrição reflete o que ele faz, apontando atividades esquecidas ou que já não existem.
3. O RH padroniza a linguagem, garante que os níveis sejam comparáveis entre áreas e checa a coerência com a estrutura.
4. A diretoria aprova o conjunto, porque a descrição sustenta decisões de salário.

A revisão deve acontecer sempre que o cargo mudar de forma relevante: reestruturação, novo sistema, mudança de escopo, absorção das atividades de alguém que saiu. Mesmo sem mudança, uma revisão anual evita que a descrição envelheça sem ninguém perceber.

Nos nossos projetos de Cargos e Salários, as descrições não começam da folha em branco: partem de modelos pré-preenchidos e incluem um treinamento dos gestores em como escrever uma boa descrição. A descrição que o próprio gestor ajudou a escrever é a que ele vai usar depois. Se a falta de clareza sobre quem faz o quê já é um problema na sua empresa, veja também o desafio de estrutura e clareza de papéis.

Uma descrição de cargo vale pelas decisões que ela permite tomar, e não pelo tempo que fica arquivada.